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Für professionell aussehende Briefe oder E-Mails kann es hilfreich sein, seine Unterschrift unter das Dokument zu setzen. Nun ist es aufwändig, ein Dokument erst zu schreiben, dann auszudrucken, dann zu unterschreiben, anschließend zu scannen und als PDF oder ähnliches zu verschicken.

Wenn die Schriftform für einen Vertrag oder ähnliches nichts anderes vorsieht, kann man auch seine eigene Unterschrift einmalig einscannen und als Grafik auf dem Rechner speichern.

Unterschrift gescannt

Grafik von www.pixabay.com

Am besten eignet sich als Dateiformat das .png Format (Portable Network Graphics).
Dieses Dateiformat kann auch transparente Bereiche speichern.

Doch jedesmal die Datei über Einfügen-->Bild einzubinden kann ganz schön nervig sein! DAS GEHT SCHNELLER!

Hierfür gibt es seit Office 2007 die Schnellbausteine (in früheren Versionen Autotext genannt). Über die Schnellbausteine lassen sich ganze Textphrasen, aber auch Grafiken, Textfelder, Deckblätter und vieles mehr über ein Kürzel ganz schnell in ein Dokument einfügen.

Jetzt zeig ich Dir, wie Du Deine Unterschrift inclusive Deines Namens per Tastenkürzel in ein Dokument einfügen kannst.

Erstelle ein neues Dokument mit STRG + N

E+n.

Nun schreib Deinen Namen. z.B. Paul Smith. Jetzt gehe in den Reiter Einfügen-->Illustrationen-->Bilder und wähle dort Deine gescannte Unterschrift aus und klicke auf Einfügen.

Unterschrift1

Die Grafik wird "als Text in Zeile" eingefügt - das ändern wir später! Sollte die Grafik keine png-Datei sein oder einen einfarbigen (meist weißen) Hintergrund haben, dann wäre es toll, diesen Hintergrund transparent zu gestalten - genannt Freistellen. Wie das geht kannst Du hier lesen: Office vs. Photoshop

Nun ändere, falls nötig, die Größe Deiner Grafik. Jetzt stelle den Zeilenumbruch (bzw. Textumbruch) auf "vor den Text".
(Bildtools-->Format-->Anordnen-->Textumbruch-->vor den Text). Ab Office 2010 kannst Du auch auf das kleine Kästchen rechts oben neben der Grafik klicken.

Textumbruch

Positioniere nun die Unterschrift oberhalb Deines Namens.

Unterschrift2

Um es noch professioneller aussehen zu lassen, positioniere die Unterschrift so, dass sie Deinen Namen leicht überlappt. Dann sieht es echt so aus, als hätte jemand unterschrieben! (Geht natürlich nur, wenn der Hintergrund transparent ist - siehe oben!)

Ziehe zuguterletzt das Anker-Symbol (links neben der markierten Grafik zu sehen) auf die Zeile, in der Dein Name steht! Das ist wichtig, damit die Grafik mit dem Absatz verbunden bleibt, in welchem der Name steht.


Nun kommen wir zum Eigentlichen:

Markiere den Absatz mit Deinem Namen. (Mauszeiger an den linken Rand bewegen und wenn er nach rechts oben zeigt, klicken!) Die Grafik muss mit ausgewählt sein!

MarkierenZeile

Jetzt gehe auf Einfügen-->Text-->Schnellbausteine-->Auswahl im Schnellbaustein-Katalog speichern...

Schnellbaustein speichern

In dem Dialogfenster gib einen kurzen Namen ein, den Du Dir merken kannst (z.B. Deine Initialen).

Baustein erstellen

Lass am besten alle anderen Einstellungen unverändert und klicke auf OK.

Nun hast Du den Schnellbaustein "ps" (in meinem Beispiel) gespeichert.

Wann immer Du ab jetzt in einem Dokument ps schreibst und anschließend die Funktionstaste F3 drückst Ê,
wird Dein Name nebst Unterschrift eingefügt!

unterschrieben

Die rechtmäßige Wirksamkeit von mit gescannten Unterschriften unterschriebenen Dokumenten ist strittig! An dieser Stelle sei vorsorglich darauf hingewiesen, dass ein Dokument mit einer Grafik als Unterschrift rechtsunwirksam sein kann.

Mehr Informationen liefert das BGB §126ff.
Oder auch dieser Hinweis: BWR-Media

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